Zoek op trefwoord :
Afrekenen en toerekenen
Verschenen: 18-08-2009

Overheden werken graag bedrijfsmatig. Een van de dingen die daarbij hoort, is weten wat je producten kosten. Er bestaan daarvoor verschillende motieven. Voor sommigen hoort het integrale kostentoerekening gewoon bij een goede bedrijfsvoering. Anderen willen de kosten per product kunnen vergelijken met die bij andere gemeenten of provincies (benchmarking). Kostprijzen zijn ook van belang bij allocatieve beslissingen: wanneer het zoveel geld kost om Sinterklaas te ontvangen, moeten we daar dan nog wel mee doorgaan? En kostprijzen kunnen gebruikt worden om de kostendekkingsgraad na te gaan. Wanneer die minder dan 100% is, rijst de vraag of we het tarief niet moeten verhogen. En wanneer dat niet kan vanwege te verwachten vraaguitval, is het opnieuw de vraag of we wel door moeten gaan.
Aan al deze toepassingen zitten echter haken en ogen. Dat geldt natuurlijk niet wanneer we kostentoerekening als een doel in zich zien, maar dan is de vraag wat dàt dan wel kost, en of we dat ervoor over hebben. Benchmarking vraagt dat men de kosten in alle gemeenten op dezelfde manier doorberekent, en dat kost heel wat vergaderuren. Het kan betekenen dat men bij de benchmark andere prijzen hanteert dan in de begroting, en dat vraagt dan weer uitleg aan raadsleden die te veel met hun neus in de boeken zitten.
Wanneer het gaat om een allocatieve beslissing, wordt het van belang welke kosten we toerekenen, en op welke basis. Wie pleit voor het behoud van een activiteit, zal altijd proberen het zo te spelen dat de doorberekende kosten minimaal zijn, wie ergens vanaf wil probeert het omgekeerde. Bovendien blijkt marginale kostentoerekening dan veel zinniger dan integrale: je kunt wel een deel van het salaris van de burgmeester aan de ontvangst van Sinterklaas toerekenen, maar daarmee valt dat geld nog niet vrij wanneer je Sinterklaas niet meer ontvangt.
Ook bij tariefstellingen zal er discussie zijn over doorberekeningen. Wanneer de gemeente niet meer mag heffen dan de kostprijs, rekent men bij voorkeur ook een deel van het salaris van de gemeentesecretaris aan de bouwvergunningen toe, maar wanneer men dat ook probeert bij de gemeentelijke schouwburg zal de directeur dat niet leuk vinden.
Overheidsinstellingen zijn vaak geneigd te denken dat dit soort ruzies typerend zijn voor de overheid, omdat daar altijd politieke motieven spelen, terwijl in het bedrijfsleven de toerekening van kosten gesneden koek is. Wie dat denkt, moet eens De Prooi lezen, een prachtig en onthutsend boek dat Jeroen Smit geschreven heeft over de ondergang van ABN Amro. Daaruit blijkt dat bij een grote bank de toerekeningsproblemen bepaald niet minder zijn dan bij de overheid, en ook toenemen bij reorganisaties: ‘Op het moment dat in een land meerdere activiteiten van de bank actief blijven moet worden besloten wie welke kosten, die tot kort centraal door het management van het land werden verantwoord, voor zijn rekening neemt. […] Die afspraken moeten in service-level agreements worden vastgelegd. Het wordt een eindeloos gesoebat. Iedereen wil de kosten drukken.’ (p. 176)
Het is niet vreemd, dat juist in een omgeving waar de toerekening de winst bepaalt, en de winst de bonus, eindeloze discussies ontstaan over kostentoerekening. ‘De exercitie was bedoeld om helderheid te scheppen, maar zorgt er in een paar maanden voor dat vrijwel niemand meer weet wat nou winstgevend is en wat niet.’ (idem) Toch zat ABN Amro net zo goed met het probleem dat wanneer je een activiteit staakt, niet alle aan die activiteit toegerekende kosten wegvallen.
Mijn advies zou zijn: wees zuinig met berekeningen van integrale prijzen, en doe het alleen wanneer je helder voor ogen staat waar je een integrale kostprijs voor wilt gebruiken. En doe dat dan ook op een manier die daarbij past. Anders verwordt het BBV tot BVB: bezigheidstherapie voor boekhouders.

In TPC augustus 2009.