Zoek op trefwoord :
Planning en control moet geen ritueel zijn
Verschenen: 17-03-2004

Op het eerste gezicht lijkt het zo simpel. Het politiek bestuur spreekt met een uitvoerende dienst af welke prestatie geleverd moet worden, en hoeveel geld daarvoor nodig is. Wordt de prestatie niet geleverd, of wordt het budget overschreden, dan heeft de directeur van de dienst een probleem.

Maar neem nu eens het inzamelen van huisvuil. Stel dat daarover is afgesproken hoeveel ton er in een bepaald jaar moet worden opgehaald. En stel nu eens dat de directeur van de milieudienst, die goed de vinger aan de pols houdt, op 15 december merkt dat de dienst inmiddels de afgesproken prestatie voor dat jaar geleverd heeft. En dat hij vindt dat zijn mensen daar ook voor beloond mogen worden, zodat hij bepaalt dat iedereen pas in het nieuwe jaar hoeft terug te komen.

Het is duidelijk wat er dan gebeurt. Die directeur zelf zal ook in het nieuwe jaar niet terug hoeven te komen. Iedereen zal het erover eens zijn dat het afval elke week moet worden ingezameld, ook wanneer de afgesproken hoeveelheid inmiddels gerealiseerd is. Een directeur die dat niet begrijpt, deugt niet voor zijn vak.

Kennelijk gaat het er niet om een van te voren afgesproken hoeveelheid afval op te halen, ook al staat dat wel op papier. We verwachten van de milieudienst dat die al het aangeboden afval inzamelt, maar tegelijkertijd dat men een voorlichtingsbeleid voert om die hoeveelheid zo klein mogelijk te houden. Dat wil dus ook zeggen dat een directeur van een dienst die niet de afgesproken hoeveelheid inzamelt, maar daar juist onder blijft, geen blaam treft. Eerder zal hij geprezen worden vanwege een effectief voorlichtingsbeleid. Of dat terecht is overigens ook nog de vraag, want het de hoeveelheid aangeboden huisvuil is nu eenmaal sterk afhankelijk van de conjunctuur.

Inzameling van huisvuil is typisch een taak waarbij niet het bestuur de omvang van de te leveren prestatie bepaalt, maar de maatschappij. Dat geldt voor alle open-einde regelingen, zoals het verstrekken van bijstandsuitkeringen. Maar het geldt ook voor taken die sterk van het weer afhankelijk zijn, zoals zout strooien bij gladheid.

Dat wil niet zeggen dat bij dergelijke taken geen bedrijfsmatige benadering mogelijk is. Bij elk van de drie genoemde taken is het goed mogelijk om na te gaan hoeveel tijd het kost een bepaalde inspanning te leveren, en wat dat voor gevolgen heeft voor de kosten per eenheid product. Je kunt die kosten dan ook vergelijken met andere organisaties. Maar ook daarbij zal je je verstand moeten blijven gebruiken. Wanneer er per huis minder afval wordt aangeboden, blijft de route die de vuilniswagen moet afleggen even lang. En de bijstandscliënten die zich bij een recessie aanmelden vragen een andere behandeling dan de harde kern die een paar jaar geleden in de bijstand was overgebleven.

Simpele benaderingen waarbij vooraf wordt vastgesteld welke prestatie een dienst moet leveren tegen welke kosten, zijn daarom gedoemd te falen. Wanneer men in het kader van planning en control toch doet alsof het leven zo eenvoudig is, terwijl iedereen weet dat wat werkelijk van een dienst wordt verwacht veel ingewikkelder is, leidt dat alleen maar tot cynisme. Dan is planning en control een ritueel van de afdeling financiën, waar men bij de echte bedrijfsvoering geen boodschap aan heeft.

In: Public Controlling maart 2004